Dernière mise à jour : 11 octobre 2026
Gestion des visiteurs par QR Code : scanner, remplir, signer
La gestion des visiteurs par QR Code consiste à afficher à l’accueil un QR Code qui ouvre le formulaire d’accueil de l’établissement : le visiteur le scanne avec son téléphone, remplit les champs demandés et signe à l’écran, sans compte ni application. Chaque visite est enregistrée dans un registre numérique, même quand le réseau est coupé. C’est le principe de REKOLLECTE.
Le parcours du visiteur en 4 étapes
- Scanner. Le visiteur scanne le QR Code affiché à l’entrée, ou trouve le formulaire déjà ouvert sur la tablette d’accueil.
- Remplir. Nom, contact, motif : uniquement les champs que l’établissement a choisis.
- Signer. La signature se fait au doigt, directement à l’écran.
- Synchroniser. La visite part vers le registre dès que l’appareil a une connexion. Le patron la voit depuis son tableau de bord.
Où afficher le QR Code ?
- À l’entrée ou au comptoir d’accueil, imprimé, à hauteur des yeux et bien éclairé.
- Sur une tablette d’accueil dédiée, avec le formulaire ouvert en permanence : pratique quand les visiteurs n’ont pas leur téléphone.
- Un QR Code par entrée ou par activité : un établissement peut avoir plusieurs formulaires et plusieurs QR Codes.
- Régénérable à tout moment : si le QR Code est abîmé ou ne doit plus servir, le Patron en génère un nouveau depuis son espace.
Le formulaire d’accueil numérique
Le QR Code ouvre un formulaire d’accueil numérique adapté à l’activité. REKOLLECTE propose des modèles pour le bureau, le restaurant, l’hôtel et le chantier, que l’on modifie ensuite. Les champs disponibles sont le texte, le téléphone, l’e-mail, le nombre, la date, la liste, la case à cocher et la signature.
Le bon réflexe : n’en garder que quelques-uns. Un formulaire court accélère l’accueil et limite les données personnelles à protéger. Pour des repères sur les champs à demander, voir le guide du registre numérique des visiteurs.
Et sans réseau ?
À l’accueil d’un bureau ou d’un chantier, la connexion n’est jamais garantie. Quand le réseau coupe, le formulaire continue d’enregistrer les visites sur l’appareil. Elles sont envoyées automatiquement au retour de la connexion : l’accueil ne dépend pas du réseau.
Ce que voit l’établissement
- Le registre du jour et l’historique, consultables par l’équipe selon son rôle (Patron, Gérant, Staff).
- Des statistiques : courbe horaire de fréquentation et motifs de visite les plus fréquents.
- L’export CSV, réservé au Patron et au Gérant, pour archiver ou contrôler.
QR Code, tablette ou cahier : que choisir ?
| Critère | Cahier papier | Tablette d’accueil | QR Code |
|---|---|---|---|
| Confidentialité | Chaque visiteur lit les lignes précédentes. | Les données restent dans le registre. | Les données restent dans le registre. |
| Équipement | Un cahier et un stylo. | Une tablette dédiée, à surveiller et à recharger. | Un QR Code imprimé ; le visiteur utilise son téléphone. |
| Affluence | Une seule personne écrit à la fois. | Une seule personne à la fois sur la tablette. | Plusieurs visiteurs peuvent remplir en même temps. |
| Recherche d’une visite | Feuilleter le cahier. | Recherche dans le registre numérique. | Recherche dans le registre numérique. |
| Sans réseau | Aucun besoin de réseau. | Visites gardées sur l’appareil puis synchronisées. | Visites gardées sur l’appareil puis synchronisées. |
Les deux approches se combinent : un QR Code pour les visiteurs équipés d’un téléphone, et une tablette d’accueil pour les autres.
Sécurité et données personnelles
Le visiteur ne crée aucun compte et le formulaire ne demande que les champs choisis par l’établissement. REKOLLECTE ne collecte aucune donnée biométrique. L’établissement reste le responsable du traitement : en Côte d’Ivoire, c’est à lui d’effectuer les formalités auprès de l’ARTCI et d’informer ses visiteurs. Ces repères sont informatifs et ne constituent pas un avis juridique.
Pour choisir l’outil qui convient à votre accueil, voir la page logiciel de gestion des visiteurs.
Questions fréquentes
Comment fonctionne la gestion des visiteurs par QR Code ?
L’établissement affiche un QR Code à l’accueil. Le visiteur le scanne avec son téléphone, remplit le formulaire d’accueil dans son navigateur et signe à l’écran. La visite arrive dans le registre de l’établissement, consultable par l’équipe selon son rôle.
Le visiteur doit-il installer une application ?
Non. Le formulaire s’ouvre dans le navigateur : la plupart des téléphones récents scannent un QR Code directement avec l’appareil photo. Aucun compte n’est à créer.
Peut-on gérer les visiteurs sans QR Code, avec une tablette ?
Oui. Le formulaire peut rester ouvert sur une tablette d’accueil dédiée : le visiteur le remplit sur place. Le QR Code convient quand on préfère que chacun utilise son propre téléphone.
Que se passe-t-il si le réseau est coupé à l’accueil ?
Les visites sont gardées sur l’appareil, puis synchronisées automatiquement au retour de la connexion. L’accueil continue de fonctionner pendant la coupure.
Que faire si le QR Code est abîmé ou ne doit plus être utilisé ?
Le Patron peut régénérer le QR Code à tout moment depuis son espace : l’ancien code cesse de fonctionner et le nouveau peut être réimprimé.
Peut-on avoir plusieurs QR Codes ?
Oui, un établissement peut disposer de plusieurs formulaires et de plusieurs QR Codes, par exemple un par entrée ou un par activité.